Procesmanagement en digitale bestemmingsplannen
Professional: Jaap Westerink

Digitalisatie van bestemmingsplannen gaat ondertussen alweer een tijdje mee. In december 2009 was het nog best spannend of de eerste ruimtelijke plannen daadwerkelijk ook op de landelijke voorziening terecht zouden komen. In het afgelopen jaar bleek dat dit voor de meeste gemeenten toch aardig is gelukt. De verplichting vanuit de Rijksoverheid is niet voor niets geweest.

Nieuwe tijd, nieuwe functies?
Het oude tekenpapier en de potloden zijn op bijna geen enkele werkplek meer te vinden.
Met de programma’s die gebruikt worden is op vele cijfers achter de komma nauwkeurig te tekenen. Teksten werden allang niet meer met de pen geschreven, maar met een “simpel” word-document kom je er tegenwoordig ook niet meer. De techniek heeft haar intrede gedaan, met een behoorlijk aantal gevolgen. Eén van de belangrijkste gevolgen dat al snel als dilemma wordt onderkend is de kloof die ontstaat tussen mensen die regels (juristen), toelichting (vakdeskundigen) en verbeelding (stedenbouwkundig tekenaars) maken steeds groter wordt. Een projectleider kan vaak met moeite de boel nog bij elkaar houden.

Onwennig
Wat je ziet is dat het voor mensen onwennig is en soms zelfs onduidelijk wordt. Digitale plannen zijn ongrijpbaar. De nulletjes en eentjes en informatie uit databases die erachter hangen, hebben voor deze mensen weinig tot geen waarde. Dat is logisch; het zijn specialisten, uitstekend in wat ze doen, maar onderdeel van een groter, niet altijd overzichtelijk geheel. Het overbruggen van een kloof is hier een uitdaging. Het samenwerken en samenbrengen van vakgebieden moet in de toekomst nog nauwer worden.

Het grootste dilemma hierin ligt in de communicatie. Dat klinkt als het intrappen van een open deur en dat is het ook eigenlijk wel. Maar mensen moeten beseffen wat voor impact hun werk heeft op het functioneren van anderen. Pas nadat bij mensen onder de aandacht is gebracht en uitgelegd is waar ze staan in een project of een proces gaan ze daadwerkelijk het belang van hun inbreng inzien. Op dit punt is het daarom belangrijk dat eerder genoemde projectleider duidelijk kan maken wat het voordeel van die nieuwe techniek is voor die specialisten zelf. Maar dit kan natuurlijk niet als de projectleider zelf alleen verstand heeft van één vakgebied. Hoe voor de hand liggend het wellicht klinkt, inleven in en kijken naar de werkzaamheden van anderen is in dit geval van levensbelang voor het slagen van het project; automatisering in zijn algemeenheid en digitale bestemmingsplannen maken in het bijzonder. Die rol wordt onderschat, vaak door de persoon zelf en al helemaal door de organisatie. Dat is vreemd want de belangen zijn groot en mogelijkheden om het werken makkelijker te maken legio.

Oude oplossingen in een nieuw tijdperk
Automatisering is juist bedoeld om het leven makkelijker te maken, maar helemaal vanzelf gaat dat natuurlijk niet. Wat voortvloeit uit het probleem van te weinig communicatie is de oplossing: het communiceren door het maken van heldere afspraken. Dat staat of valt met het vastleggen van de verantwoordelijkheden van mensen; met het inzichtelijk maken van het belang van de rol van een persoon en het afstemmen van het werk van de verschillende mensen op elkaar. Niets nieuws op zich, maar wel even net iets anders dan vijf jaar geleden.