Aanbestedingen: worsteling of oplossing ?
De afgelopen jaren worden allerhande diensten in Nederland openbaar aanbesteed. Dit geldt zowel voor de publieke sector als de private- en de profit sector. Niet alles natuurlijk maar zeker de grotere opdrachten. Wat is er de afgelopen jaren misgegaan als we deze aanbestedingsmethodiek eens nader bekijken?
De redenen die hebben geleid tot het introduceren van de aanbestedingen zijn duidelijk: het tegengaan van politieke besluitvorming buiten de openbare kanalen. Bovendien dienen alle geïnteresseerde partijen een gelijke kans te krijgen de opdracht te verkrijgen. Na de aanbestedingsperikelen een paar jaar te hebben aangekeken mag er geconcludeerd worden dat dit lang niet altijd even goed uitpakt. Het aanbesteden van de diverse diensten, zoals die van o.a. interimmers en het inzetten van eigen professionals, is zo bureaucratisch geworden dat je bijna er een aparte afdeling voor moet opzetten omdat het voor velen vanwege de overvolle agenda’s er niet even “bij” kan worden gedaan. De aanbesteding is een obstakel tussen de dienstverlener en zijn opdrachtgever en leidt vaak niet tot het kiezen van de beste en de goedkoopste aanbieder.
Impect doet regelmatig mee met aanbestedingen. De aanbestedingsdocumenten zijn vaak ontzagwekkende stukken. Waar het vroeger vaak bleef bij een eenmalig gesprek bij de opdrachtgever, is het opstellen van een offerteaanvraag tegenwoordig een complex proces waarbij, bij gebrek aan expertise, soms zelfs externen worden betrokken. Bij het doornemen van de stukken valt het op dat het leeuwendeel bestaat uit juridische 'indek-teksten'. Niet heel gek, want er wordt inmiddels ook steeds vaker geprocedeerd rond aanbestedingen. In dit geval worden de mazen binnen de aanbesteding gezocht en zal er door de aanbiedende partij geclaimd worden. Dit is een uitputtende, tijdrovende procedure en bevordert de relatie tussen vragende en aanbiedende partij niet. Er is inmiddels een juridisch vakgebied gecreëerd dat weinig meer met de oorspronkelijke vraag van doen heeft, maar een uitvloeisel is van de opgetuigde procedure.
Aanbestedingsdocumenten stellen soms belachelijke eisen aan de bewijsvoering. Rond personen moet vaak van alles en nog wat worden aangetoond. Een voorbeeld is een verklaring van goed gedrag, maar ook tal van andere documenten dienen ter bewijsvoering.
Uit de meeste aanbestedingsdocumenten blijkt dat de opdrachtgever zowel alles waar eventueel ruis zou kunnen ontstaan heeft uitgesloten. De spontaniteit en vrijheid om een passende aanbieding te doen zijn hier niet meer welkom. Hierdoor gaat uiteraard een groot deel van de toegevoegde waarde verloren. Daarnaast is het haast onmogelijk (tussentijds) contact met de opdrachtgever te hebben over de aanbesteding. Men spreekt liever op gezette tijden af. Tegenwoordig is je gesprekspartner de afdeling inkoop. Binnen het woud van regels en restricties kan het voorkomen, dat als je een cv net buiten de aangegeven responsetijd aanlevert, je uit de procedure ligt. Uiteraard ligt dit allemaal netjes vast maar is dit dan de juiste wijze van zakendoen?
Wat zien we met name nu gebeuren ?
Het averechtse effect dat grote bureaus de macht hebben om specialisten in te zetten, de kleinere dat niet kunnen en dan maar niet meer meedoen. Verder de niet gewenste verstoorde overlegrelatie rond vooral de meer, menselijke problemen die leidt tot minder goede aanbiedingen dus kwaliteitsverlies. Ook het optuigen van de juridische kerstboom, rondom de aanbestedingen. Dit maakt het onnodig lastig en kost een hoop geld. De relatie tussen opdrachtgever en dienstverlener wordt er door het vooraf indekken ook niet veel beter op. En wat te denken van uitvragen met daarin rollen die zijn toegeschreven naar iemand die er al werkt maar wiens contract afloopt en waar men zeer tevreden over is ?
Zijn we er met de komt van dit fenomeen nu echt zoveel op vooruitgegaan ? Wordt het niet eens tijd deze manier van aanbesteden breed te evalueren en ervoor zorgen dat er een systeem komt waar iedereen weer mee kan doen ? Zowel diensverlener als opdrachtgever hebben er baat bij dat er weer maatwerk geboden gaat worden. De basis van een goede relatie is wederzijds vertrouwen tussen beide partijen. Kortom: heroverweging is gewenst !
Geraadpleegde bronnen:
Martijn Buijze (Account Manager Impect Zuid BV)